IBO Summit 2023IBO Summit 2023

Regulamin uczestnictwa w IBO Summit 2023

Preambuła:
Przez poniższe określenia użyte w niniejszym Regulaminie rozumie się:
Organizator IBO Summit 2023: Event Partners Tomasz Korycki ul. Międzyrzecze 30, 03-043 Warszawa NIP: 524-210-72-47, REGON: 017465361
Event: IBO Summit 2023, który odbędzie się w dniach 3-6 lipca 2023 w Centrum Spotkania Kultur w Lublinie
Uczestnik: osoba, która zakupiła uczestnictwo w Evencie, jest gościem specjalnym Organizatora, sponsorem, partnerem lub patronem medialnym
Sponsor: Uczestnik z prawem do korzystania z określonej (w odrębnym zleceniu/zamówieniu) powierzchni obiektu, przestrzeni do promocji swoich materiałów graficznych (w tym logo) i/lub czasu prelekcji na własne cele informacyjne lub marketingowe. 

1. PRZEDMIOT REGULAMINU

  1. Niniejszy regulamin (Regulamin) określa warunki uczestnictwa w wydarzeniu (Event). Jeżeli warunki uczestnictwa zostaną określone także w innych dokumentach np. w opisie Eventu, regulaminie obiektu, formularzu zgłoszeniowym lub zleceniu usług związanych z Eventem, Regulamin uzupełni te dokumenty i znajdzie zastosowanie w zakresie w nich nieuregulowanym. Ponieważ uczestnictwo w Evencie oraz usługi z nim związane są odpłatne ww. dokumenty opisują warunki wykonania i rozliczenia wzajemnych świadczeń.
  2. W razie wątpliwości akceptację niniejszego Regulaminu wyraża się także poprzez sam udział w Evencie lub wpłatę wynagrodzenia za uczestnictwo w wydarzeniu lub usługi z nim związane.
  3. Jeżeli z Regulaminu nie wynika nic innego, wiąże on wszystkich uczestników Eventu tj. osoby, które dokonują rejestracji na Event, w tym w imieniu osób trzecich lub jako przedstawiciele instytucji lub firmy lub które faktycznie uczestniczą w Evencie, partnerów, sponsorów, moderatorów, prelegentów lub ich przedstawicieli (Uczestnik). 
  4. Uczestnikiem może być wyłącznie osoba pełnoletnia, chyba że Organizator udzieli indywidualnej, pisemnej zgody na uczestnictwo także innym osobom.
     

2. REJESTRACJA I UCZESTNICTWO W EVENCIE

  1. Warunkiem uczestnictwa w Evencie jest rejestracja danej osoby za pośrednictwem systemu rejestracyjnego online Organizatora zgodnie z zasadami wymienionymi w  Regulaminie Rejestracji. 
  2. Organizator określa w formularzu zgłoszeniowym wymagania i dane Uczestnika konieczne do rejestracji na Event, Jeżeli uzasadnia to charakter Eventu, nieodpłatność udziału lub ograniczenia związane z obiektem, Organizator może odmówić rejestracji lub uzależnić rejestrację danej osoby od dodatkowej weryfikacji, udzielenia dodatkowej zgody na wykorzystanie danych lub od określonego terminu zgłoszenia.
  3. W przypadku dokonywania rejestracji w imieniu innej osoby i wprowadzania cudzych danych, osoba wprowadzająca te dane gwarantuje, iż uzyskała odpowiednie upoważnienia do rejestracji lub złożenia oświadczeń wymaganych do rejestracji, a także odpowiada za wszelkie skutki wprowadzania danych niezgodnie z takim upoważnieniem. W przypadku dokonywania rejestracji dla więcej niż jednej osoby, osoba dokonująca rejestracji powinna dokonać odrębnych zgłoszeń dla każdej z nich (z odrębnym adresem e-mail dla każdej osoby rejestrowanej na Event).
  4. Dla niektórych rodzajów uczestników np. dziennikarzy, sponsorów, prelegentów, gości specjalnych, Organizator może przewidzieć specjalne zasady rejestracji lub dostępu do obiektów, w szczególności polegające na ich rejestracji przez samego Organizatora lub na zastosowaniu dodatkowych identyfikatorów potwierdzających prawo do danych usług (np. fotografia). W przypadku rejestracji Uczestnika przez Organizatora, dokonywana ona będzie w oparciu o dane podane przez Uczestnika, jego przedstawiciela lub dane publicznie dostępne.
  5. Na adres e-mail Uczestnika będą przesyłane informacje związane z uczestnictwem w Evencie lub zamówieniem dodatkowych usług z nim związanych. Informacje przesłane na taki adres uznaje się za doręczone Uczestnikowi, który został zarejestrowany z wykorzystaniem danego adresu. Zmiana adresu wymaga e-mailowego powiadomienia Organizatora.
  6. Dane Uczestnika zbierane podczas rejestracji oraz w związku z uczestnictwem w Evencie będą przetwarzane zgodnie z Polityką Prywatności Organizatora. Każdy Uczestnik winien zapoznać się z Polityką Prywatności dostępną na stronie www.ibosummit2023.com.
  7. Administratorem danych osobowych Uczestników jest Fundacja Promocji Polskiej Borówki, ul. Jadowska 4, 03-761 Warszawa, NIP 1132945608, wpisana do KRS pod numerem 0000684902.
     

3. PRAWA I OBOWIĄZKI ORGANIZATORA I UCZESTNIKÓW

  1. Jeżeli warunki uczestnictwa w danym Evencie nie stanowią inaczej, Organizator zapewnia uczestnikowi dostęp do odpowiednich części obiektu, w którym Event ma miejsce oraz odpowiednią do charakteru Eventu formę uczestnictwa i kontaktu z innymi uczestnikami, w zamian za jawny udział w Evencie i umożliwienie kontaktu z sobą Organizatorowi i innym uczestnikom. 
  2. Ze względu na konieczność zapewnienia bezpieczeństwa, komfortu i możliwości weryfikacji uprawnień Uczestników, Organizator identyfikuje ich za pomocą imiennych identyfikatorów. Organizator zastrzega sobie prawo kontroli i weryfikacji tożsamości Uczestnika oraz jego uprawnień do wejścia do obiektu lub usług dodatkowych związanych z Eventem np. w formie żądania okazania identyfikatora. Jeżeli Uczestnik w ramach rejestracji nie podał wszystkich wymaganych danych, odmówi okazania identyfikatora lub powstaną wątpliwości co do zgodności jego danych z danymi na okazanym identyfikatorze, Organizator zastrzega sobie prawo do kontroli i weryfikacji tożsamości w inny dostępny sposób np. poprzez  wylegitymowanie Uczestnika podczas Eventu.
  3. Przebieg Eventu będzie utrwalany fotograficznie oraz za pomocą urządzeń audio/video, w tym może być transmitowany za pomocą innych środków umożliwiających publiczne udostępnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym (np. w sieci Internet). Uczestnictwo w Evencie jest jawne, a zatem sylwetka lub wizerunek Uczestnika ujęte indywidualnie lub jako element większej całości mogą być intencjonalnie lub przypadkowo udokumentowane fotograficznie, dźwiękowo lub filmowo, a materiały uzyskane w ten sposób mogą być rozpowszechniane przez Organizatora oraz przedstawicieli mediów w celach informacyjnych i promocyjnych związanych z Eventem, innymi Eventami i działalnością Organizatora, sponsorów i partnerów Eventu (w tym poprzez serwisy internetowe, pocztę elektroniczną, media społecznościowe i w prasie drukowanej). Niezależnie od powyższego, przebieg Eventu może być też monitorowany przez ochronę ze względów bezpieczeństwa.
  4. Organizator przyjmuje, że Uczestnik biorący udział w Evencie, akceptuje możliwość wskazanego powyżej utrwalenia i wykorzystania jego sylwetki lub wizerunku jako uczestnika Eventu. Jeżeli z jakichkolwiek powodów Uczestnik nie akceptuje konkretnego wykorzystania swojego wizerunku jw., powiadomi o tym Organizatora, który zobowiązany jest wtedy do niezwłocznego wstrzymania danego wykorzystania lub oparcia wykorzystania na innej niż zgoda podstawie legalizującej.Jeżeli w związku z rejestracją na Event, uczestnictwem lub korzystaniem z usług związanych z Eventem, Uczestnik przekaże Organizatorowi jakiekolwiek materiały np. rzeczy, biogramy, fotografie, grafiki lub nagrania w celu ich wykorzystania lub udostępnienia w związku z danym uczestnictwem, przekazanie takie stanowić będzie upoważnienie Organizatora oraz sponsorów i partnerów Eventu - do ich wykorzystania zgodnie z ustalonym przeznaczeniem, w tym w ramach serwisów informujących o Evencie i utrwalania lub monitoringu przebiegu Eventu jw. Uczestnik gwarantuje, iż wykorzystanie tych materiałów nie naruszy jakichkolwiek praw osób trzecich.
     

4. ZASADY PORZĄDKOWE

  1. Uczestnicy mogą poruszać się po terenie obiektów wyłącznie w ramach ogólnodostępnych i oznaczonych przestrzeni i ciągów komunikacyjnych, zgodnie z instrukcjami Organizatora i zarządcy obiektu.
  2. Uczestnicy Eventu powinni brać udział w Evencie jawnie i osobiście, w szczególności nie mogą cedować uprawnień lub części uprawnień związanych z rejestracją lub usługami w ramach Eventu na inne osoby lub przekazywać identyfikatorów innym osobom. Cedowanie uprawnień na inne podmioty możliwe będzie wyłącznie z niezależnych od uczestnika przyczyn losowych, po akceptacji Organizatora.
  3. Z zastrzeżeniem szczególnych warunków obowiązujących w wydzielonych częściach obiektów, w których odbywa się Event lub indywidualnej, pisemnej zgody organizatora, na terenie obiektów obowiązuje zakaz: palenia tytoniu, używania papierosów elektronicznych, blokowania ciągów komunikacyjnych i ewakuacyjnych, używania otwartego ognia i butli gazowych, korzystania z prowizorycznej instalacji elektrycznej, wnoszenia na teren ekspozycji substancji chemicznych, zastawiania dojść i dojazdów do urządzeń przeciwpożarowych oraz przejść ewakuacyjnych. O warunkach i lokalizacji miejsc w jakich może zostać dopuszczone palenie papierosów lub inne z ww. zachowań, decyduje wyłącznie Organizator.
  4. Zakazane jest wnoszenie do obiektów, w których Event ma miejsce: broni, materiałów pirotechnicznych oraz innych materiałów niebezpiecznych, w tym mogących doprowadzić do pożaru, zniszczenia mienia lub naruszenia zdrowia uczestnika lub innych osób. W uzasadnionych przypadkach wniesienie do obiektów ww. urządzeń lub materiałów możliwe będzie za specjalnym zezwoleniem Organizatora i zarządcy obiektu oraz pod warunkiem zapewnienia ich używania przez osoby dysponujące odpowiednimi upoważnieniami i zabezpieczeniem. Poza przypadkami wyraźnie dozwolonymi przez Organizatora, zakazane jest przemieszczanie lub wynoszenie z obiektów lub wyznaczonych przez Organizatora miejsc, jakiegokolwiek wyposażenia obiektów lub wyposażenia związanego z przebiegiem danego Eventu.
  5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za zabezpieczenie osób i mienia, a zatem za wypadki osób, kradzieże ani uszkodzenia mienia na terenie obiektów, w których odbywa się Event, chyba że szkody z nimi związane zostały zawinione wyłącznie przez Organizatora lub Organizator zobowiązał się do określonych zabezpieczeń.
  6. Organizator uprawniony jest do niewpuszczenia na teren obiektu, w którym odbywa się Event lub do usunięcia z obiektu osoby w stanie nietrzeźwym lub pod wpływem innych środków odurzających, osób, które legitymują się identyfikatorem osoby trzeciej, odmawiają okazania identyfikatora lub innego dokumentu tożsamości, a także każdej osoby, której zachowanie wiąże się z agresją, naruszeniem zasad współżycia społecznego, ryzykiem dla dóbr osobistych, mienia, zdrowia, porządku lub moralności publicznej. W powyższych przypadkach Organizator uprawniony jest do zgłoszenia danego przypadku służbom porządkowym lub organom ścigania. Organizator nie odpowiada za szkody uczestników wynikające z niewpuszczenia lub usunięcia danej osoby z obiektu, w którym odbywa się Event; nie jest też zobowiązany w takim przypadku do zwrotu wniesionych w związku z takim uczestnictwem opłat.
     

5. SPONSORZY

  1. Prawo udziału w Evencie w charakterze Sponsora oraz rezerwację odpowiedniej  powierzchni nabywa się na podstawie odpowiedniego zlecenia/zamówienia usług związanych z Eventem. W zakresie nieuregulowanym w takim zleceniu/zamówieniu lub Regulaminie warunki udziału wystawcy w Evencie określa też regulamin obiektu, w którym odbywa się Event oraz przepisy prawa cywilnego dotyczące najmu na czas oznaczony.
  2. O lokalizacji powierzchni wystawienniczej decyduje Organizator. Marki, materiały reklamowe, przedmioty i sposób ich eksponowania w ramach czasu lub powierzchni wystawienniczej wymagają akceptacji Organizatora w zakresie ich zgodności z charakterem Eventu, warunkami najmu obiektów oraz przyjętymi standardami estetyczno-technicznymi. Za zgodność ich eksponowania z prawem, w szczególności z przepisami w zakresie reklamy lub nieuczciwej konkurencji, odpowiada wyłącznie wystawca.
  3. W przypadku indywidualnej zabudowy wykraczającej poza zasady opisane w indywidualnym zamówieniu pomiędzy Organizatorem a Wystawcą, Wystawca adaptuje powierzchnię w sposób estetyczny i kompletny, odpowiednio do charakteru Eventu oraz właściwości obiektu. W przypadku jakichkolwiek braków w tym zakresie Organizator upoważniony jest do odpowiednich zmian na koszt i ryzyko wystawcy. Warunki i zakres zapewnienia mediów dla danej powierzchni wymagają odrębnych uzgodnień z Organizatorem. 
  4. Udostępnienie czasu lub powierzchni wystawienniczych (podnajem) innym podmiotom wymaga, pisemnej zgody Organizatora.
  5. Wystawca zobowiązuje się do wykonania niezbędnych montaży, adaptacji i demontaży w ramach czasowych wyznaczonych przez Organizatora oraz zarządcę obiektów, w których odbywać się będzie Event, nie wykraczających jednak poza okres umówiony w zleceniu usług związanych z Eventem. W szczególności montaże i adaptacje nie mogą zakłócać przygotowań Organizatora lub innych uczestników i muszą być zakończone przed rozpoczęciem Eventu, a demontaże muszą nastąpić do końca ostatniego dnia danego uczestnictwa w Evencie. W całym okresie umówionym w zleceniu, ekspozycje przeznaczone dla powierzchni wystawienniczych muszą być dostępne dla innych uczestników Eventu zgodnie z przeznaczeniem.
  6. Wystawca zobowiązany jest zwrócić Organizatorowi powierzchnię wystawienniczą w stanie w jakim została mu udostępniona, opróżnioną z wszelkich zanieczyszczeń i przedmiotów, z wyposażeniem jakie zostało mu wydane. Wystawca odpowiada na zasadzie ryzyka za uszkodzenia i inne szkody związane z korzystaniem z danej powierzchni i wyposażenia. Organizator upoważniony jest do usunięcia zanieczyszczeń, przedmiotów i uszkodzeń na koszt i ryzyko wystawcy.
     

6. POSTANOWIENIA KOŃCOWE I REKLAMACJE

  1. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołana, skrócenia, zmiany terminu lub harmonogramu/agendy Eventu w przypadku wystąpienia siły wyższej uniemożliwiającej organizację Eventu lub w przypadku wystąpienia zagrożenia dla życia lub zdrowia uczestników. W powyższych przypadkach Organizator nie odpowiada za szkody uczestników wynikające z odwołania lub zmian terminów Eventu w tym za koszty związane z transportem lub rezerwacjami hotelowymi; nie jest też zobowiązany w takim przypadku do zwrotu wniesionych już opłat/wynagrodzeń za rezerwacje pakietów, miejsc lub inne świadczenia, w tym w zakresie w jakim pokrywają poniesione już koszty Organizatora.
  2. Wszelkie reklamacje związane z realizacją praw Uczestników związanych z uczestnictwem w Evencie mogą być zgłaszane Organizatorowi na piśmie na adres: Event Partners Tomasz Korycki ul. Międzyrzecze 30, PL03-043 Warszawa, Polska lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres contact@ibosummit2023.com, najpóźniej w terminie 3 dni od zakończenia Eventu, nie później jednak niż 3 dni od wystąpienia okoliczności będącej przyczyną reklamacji. Organizator zastrzega sobie 10 dni roboczych na rozpatrzenie reklamacji. 
  3. Wszelkie zmiany Regulaminu ogłaszane będą w formie w jakiej został on pierwotnie udostępniony Uczestnikom.


Wersja 23.01.2023